メールの返信文を作りたいとき

こんなときに：届いたメールに、失礼のない返信をすばやく書きたい。

頼み方

AIに送る文

あなたはビジネスメールに慣れた事務担当者です。下の【届いたメール】への返信を書いてください。

【伝えたいこと】
［例：日程はOK。資料は金曜までに送る］

【条件】
- 相手との関係：［取引先の担当者］
- 件名・宛名・あいさつ・本文・結びの順に書く
- 【伝えたいこと】に書いていない約束や日付は付け足さない
- 300字くらいにまとめる

【届いたメール】
［ここに届いたメールを貼る］

✏️ ［］の所を自分の内容に書き換えて、ChatGPT・Claude・Gemini に貼り付けてください。

なぜ上手くいくの？「何を伝えたいか」を先に渡すと、AIは中身を変えずに文章の形だけを整えてくれます。

1背景と目的を伝える伝えたいことを自分で決めて渡すと、AIが勝手に返事の中身を決めてしまうのを防げます。
2読み手を書く相手との関係を書くと、敬語の強さがちょうどよくなります。
3作り話を防ぐ「書いていない約束は付け足さない」で、勝手な日付や約束が入るのを防げます。

答えの確かめ方

✓日付・金額・名前が、元のメールと合っているか
✓自分が約束していないことが書かれていないか
✓相手の名前や会社名の漢字が正しいか

アレンジ例

社内の人に返すなら
→ 「社内向けに、少しくだけた言葉で」と足す
断りの返事なら
→ 【伝えたいこと】に「今回は見送る。理由は〇〇」と書く
急ぎで短く返したいなら
→ 「3行以内で」と足す

このレシピで使っている頼み方の型

役割を伝える背景と目的を伝える読み手を書く作り話を防ぐ